Key Takeaways:
- Mesin kasir biasa berfungsi menghitung transaksi dan mencetak struk, dengan kemampuan pencatatan dan laporan yang terbatas.
- Sistem POS (Point of Sales) tidak hanya mencatat transaksi, tetapi juga menyimpan data, memantau stok, dan menyajikan laporan penjualan.
- Mesin kasir biasa cocok untuk usaha kecil dengan barang dan transaksi yang sederhana.
- Sistem POS lebih cocok untuk usaha yang barangnya banyak, transaksinya ramai, atau punya lebih dari satu cabang.
- Sistem POS yang terhubung dengan pembukuan membantu data penjualan masuk ke laporan keuangan tanpa ditulis ulang.
Dalam menjalankan toko atau bisnis retail, proses transaksi perlu dilakukan dengan cepat dan akurat. Setiap pembelian pelanggan harus dicatat agar pemilik usaha dapat mengetahui jumlah penjualan dan uang yang diterima.
Selama ini, mesin kasir biasa sering digunakan untuk membantu proses pembayaran. Namun, seiring berkembangnya teknologi, banyak bisnis mulai beralih menggunakan aplikasi POS atau Point of Sale.
Keduanya sama-sama membantu proses transaksi penjualan, tetapi memiliki cara kerja dan kemampuan yang berbeda. Lalu, apa perbedaan sistem POS dan mesin kasir biasa? Mana yang lebih sesuai untuk kebutuhan bisnis?
Apa Itu Aplikasi POS?
POS adalah singkatan dari Point of Sales, yaitu titik penjualan. Aplikasi POS adalah gabungan perangkat lunak yang digunakan untuk mencatat penjualan sekaligus mengelola data usaha.
Aplikasi POS dapat dijalankan di komputer, tablet, atau ponsel, dan dapat dilengkapi printer struk, laci uang, serta pembaca barcode. Selain mencatat transaksi, aplikasi POS menyimpan datanya sehingga dapat diolah menjadi laporan.
Fungsi umum sistem POS:
- mencatat transaksi dan mencetak atau mengirim struk,
- menerima berbagai cara pembayaran,
- mengurangi stok barang saat terjadi penjualan,
- menyimpan data barang dan harga,
- menyajikan laporan penjualan, dan
- membedakan pengguna, misalnya kasir dan pemilik usaha.
Apa Itu Mesin Kasir Biasa?
Mesin kasir biasa adalah alat khusus yang digunakan untuk menghitung total belanja, menghitung kembalian, dan mencetak struk. Alat ini biasanya sudah dilengkapi laci uang dan layar kecil, dan dapat berdiri sendiri tanpa komputer.
Fungsi utama mesin kasir biasa:
- menghitung total belanja dan kembalian,
- mencetak struk untuk pelanggan,
- menyimpan uang di laci kasir, dan
- menampilkan rekap penjualan sederhana, misalnya total penjualan hari itu.
Karena sifatnya berdiri sendiri, kemampuan mesin kasir biasa cenderung terbatas pada pencatatan transaksi.
Apa Perbedaan Aplikasi POS dan Mesin Kasir Biasa?
Walaupun sama-sama digunakan untuk membantu transaksi penjualan, sistem POS dan mesin kasir biasa memiliki beberapa perbedaan.
| Aspek | Aplikasi POS | Mesin Kasir Biasa |
| Fungsi utama | Mengelola transaksi dan data penjualan | Menghitung dan mencatat pembayaran |
| Pencatatan transaksi | Dapat menyimpan data transaksi secara digital | Umumnya menggunakan penyimpanan sederhana |
| Pengelolaan stok | Dapat mendukung pemantauan persediaan jika tersedia fiturnya | Umumnya terbatas atau tidak tersedia |
| Laporan penjualan | Dapat menyajikan laporan berdasarkan data transaksi | Biasanya menyediakan rekap sederhana |
| Pengelolaan pelanggan | Dapat mendukung pencatatan data pelanggan jika tersedia | Umumnya tidak menjadi fungsi utama |
| Akses data | Dapat diakses melalui perangkat atau sistem yang didukung | Umumnya melalui perangkat kasir |
| Pengembangan | Dapat dikembangkan melalui fitur atau integrasi tambahan | Lebih terbatas pada kemampuan perangkat |
Perbedaan utamanya terletak pada cakupan pengelolaan data. Mesin kasir biasa lebih berfokus pada proses pembayaran, sedangkan sistem POS dapat membantu bisnis mengelola informasi penjualan dan operasional secara lebih luas.
Kelebihan Aplikasi POS Dibandingkan Mesin Kasir Biasa
Bagi bisnis yang memiliki transaksi cukup banyak, penggunaan aplikasi POS dapat memberikan beberapa keuntungan.
1. Pencatatan Transaksi Lebih Terstruktur
Setiap transaksi dapat tersimpan dalam sistem secara digital. Pemilik usaha dapat melihat riwayat penjualan tanpa harus mengumpulkan dan memeriksa catatan secara manual. Hal ini membantu mengurangi risiko transaksi terlewat atau kesalahan saat melakukan rekap penjualan.
2. Memudahkan Pemantauan Penjualan
Data transaksi dapat digunakan untuk melihat jumlah penjualan dalam periode tertentu. Pemilik usaha juga dapat mengevaluasi barang yang paling banyak terjual dan waktu penjualan yang ramai, tergantung laporan yang tersedia. Informasi tersebut dapat menjadi bahan pertimbangan untuk menyusun strategi penjualan.
3. Membantu Pengelolaan Persediaan
Beberapa aplikasi POS mendukung pencatatan persediaan yang berkaitan dengan transaksi penjualan. Dengan dukungan fitur tersebut, bisnis dapat memantau perubahan jumlah stok dan mengetahui barang yang perlu diperiksa atau ditambah.
4. Mendukung Pengelolaan Banyak Cabang
Untuk bisnis yang memiliki beberapa toko, sistem POS dengan dukungan multi-cabang dapat membantu mengelola informasi transaksi dari berbagai lokasi. Pemilik usaha dapat memantau aktivitas penjualan setiap cabang sesuai akses dan kemampuan sistem yang digunakan.
5. Mempermudah Evaluasi Bisnis
Data penjualan yang tersimpan secara digital dapat digunakan untuk mengevaluasi kinerja usaha. Pemilik bisnis dapat melihat perkembangan transaksi, membandingkan hasil penjualan, dan mempertimbangkan keputusan berdasarkan informasi yang tersedia.
Mana yang Lebih Cocok untuk Usaha Anda?
Mesin kasir biasa mungkin cukup jika:
- jumlah barang sedikit dan harganya jarang berubah,
- transaksi harian masih sedikit,
- hanya ada satu lokasi usaha, dan
- Anda tidak membutuhkan laporan yang rinci.
Sistem POS lebih disarankan jika:
- barang cukup banyak dan stok sering berubah,
- transaksi harian ramai,
- pelanggan sering membayar dengan cara non-tunai,
- usaha punya lebih dari satu cabang,
- Anda ingin memantau penjualan dari mana saja, atau
- Anda ingin data penjualan terhubung dengan laporan keuangan.
Kesimpulan
Aplikasi POS dan mesin kasir biasa sama-sama membantu proses transaksi penjualan, tetapi memiliki cakupan fungsi yang berbeda. Mesin kasir biasa lebih berfokus pada perhitungan dan pembayaran, sedangkan aplikasi POS dapat mendukung pencatatan transaksi, pemantauan penjualan, hingga pengelolaan persediaan sesuai fitur yang tersedia.
Dengan sistem POS yang terhubung ke aplikasi akuntansi, data penjualan dapat langsung masuk ke pembukuan, sehingga laporan keuangan dapat tersusun lebih cepat. Accounting+ dapat dihubungkan dengan fitur kasir (Point of Sales), dan mencatat transaksi ke jurnal secara otomatis, sehingga penjualan dan keuangan usaha berjalan lebih rapi dalam satu alur.
Baca juga: Apa Itu Accounting+? Mengenal Solusi Cloud ERP untuk UKM, Koperasi, dan Kampus
