Key Takeaways:
- Aplikasi manajemen aset membantu bisnis mendata, melacak, dan memantau aset berdasarkan lokasi, pengguna, kondisi, status, serta riwayatnya.
- Asset tracking dapat membantu bisnis menjaga informasi aset tetap terbarui, mempermudah monitoring, dan menelusuri riwayat pemeliharaan.
- Pemilihan aplikasi perlu disesuaikan dengan kebutuhan bisnis, terutama kemampuan asset tracking, maintenance, hak akses, pelaporan, dan integrasi dengan sistem lain.
Bisnis tidak hanya perlu mengetahui aset apa saja yang dimiliki, tetapi juga perlu mengetahui lokasi, kondisi, pengguna, status, dan riwayat aset tersebut. Ketika jumlah aset semakin banyak atau tersebar di beberapa lokasi, pencatatan menggunakan spreadsheet atau dokumen terpisah dapat membuat informasi sulit diperbarui dan ditelusuri.
Aplikasi manajemen aset dapat membantu bisnis mengelola informasi aset secara lebih terstruktur dalam sistem digital. Pengelolaannya tidak hanya berkaitan dengan pencatatan kepemilikan, tetapi juga dapat mencakup pelacakan aset, pemantauan kondisi, pemeliharaan, hingga pembaruan status.
Lantas, apa fungsi aplikasi manajemen aset dan kapan bisnis mulai membutuhkannya?
Apa Itu Aplikasi Manajemen Aset?
Pengertian Aplikasi Manajemen Aset
Aplikasi manajemen aset adalah perangkat lunak yang membantu bisnis mengelola informasi dan aktivitas terkait aset dalam sistem digital. Data yang dikelola dapat mencakup identitas aset, lokasi, pengguna, kondisi, status, hingga riwayat aktivitas sesuai fitur yang tersedia.
Konsep manajemen aset sendiri memiliki cakupan yang lebih luas daripada sekadar pencatatan aset. International Organization for Standardization atau ISO 55000:2024 menjelaskan bahwa asset management sebagai pendekatan sistematis untuk mengelola aset dan menghasilkan nilai dari aset sepanjang siklus hidupnya.
Dalam praktik bisnis, aplikasi manajemen aset dapat digunakan untuk membantu memastikan informasi mengenai aset tetap terbarui dan mudah ditelusuri oleh pihak yang memiliki akses.
Apa yang Dimaksud dengan Asset Tracking?
Asset tracking adalah proses melacak keberadaan dan status aset selama digunakan dalam aktivitas bisnis.
Informasi yang dapat dilacak antara lain:
- lokasi aset
- pengguna atau penanggung jawab
- status penggunaan
- kondisi aset
- perpindahan aset
- riwayat pemeriksaan atau pemeliharaan
Contohnya, perusahaan memiliki sejumlah laptop yang digunakan oleh karyawan di beberapa divisi. Dengan sistem asset tracking, perusahaan dapat mengetahui laptop yang digunakan, lokasi atau divisi pengguna, serta status aset berdasarkan data yang tersedia dalam sistem.
Mengapa Bisnis Perlu Mengelola Aset Secara Terstruktur?
Kebutuhan pengelolaan aset biasanya semakin terasa ketika jumlah aset dan aktivitas bisnis bertambah.
Data Aset Sulit Diperbarui
Data yang tersimpan dalam beberapa spreadsheet atau dokumen dapat menjadi sulit diperbarui ketika aset berpindah lokasi, berganti pengguna, atau mengalami perubahan kondisi. Sistem yang terpusat dapat membantu bisnis memperbarui informasi aset dalam satu lingkungan sehingga data lebih mudah ditelusuri.
Lokasi dan Penanggung Jawab Aset Tidak Terpantau
Aset yang digunakan oleh banyak karyawan atau tersebar di beberapa lokasi membutuhkan informasi mengenai keberadaan dan pihak yang bertanggung jawab. Tanpa pencatatan yang konsisten, bisnis dapat membutuhkan waktu lebih lama untuk mencari informasi ketika melakukan pemeriksaan aset.
Riwayat Pemeliharaan Sulit Ditelusuri
Aset tertentu membutuhkan pemeriksaan atau pemeliharaan secara berkala. Jika riwayatnya hanya disimpan dalam dokumen terpisah, informasi mengenai pemeriksaan sebelumnya dapat sulit ditemukan. Aplikasi yang memiliki fitur pemeliharaan dapat membantu menyimpan informasi tersebut sesuai kemampuan sistem.
Jumlah Aset Semakin Banyak
Semakin banyak aset yang dikelola, semakin besar pula kebutuhan terhadap data yang konsisten. Pengelolaan secara digital dapat membantu bisnis mengurangi ketergantungan pada pencatatan manual dan mempermudah proses monitoring.
Apa Saja Fungsi Aplikasi Manajemen Aset?
Fungsi aplikasi dapat berbeda antara satu sistem dengan sistem lainnya. Namun, beberapa fungsi yang umum berkaitan dengan pengelolaan aset antara lain sebagai berikut.
Mendata Aset Secara Terpusat
Aplikasi dapat digunakan untuk menyimpan informasi aset dalam satu sistem. Data dapat mencakup nama atau jenis aset, kode, lokasi, pengguna, kondisi, status, dan informasi lain yang diperlukan bisnis. Data terpusat membuat informasi aset lebih mudah dicari ketika dibutuhkan untuk monitoring atau pemeriksaan.
Melacak lokasi dan Status Aset
Asset tracking membantu bisnis mengetahui lokasi dan status aset berdasarkan data yang diperbarui oleh pengguna. Misalnya, sebuah perangkat dipindahkan dari kantor pusat ke cabang. Informasi perpindahan tersebut dapat diperbarui dalam sistem sehingga data lokasi aset tetap relevan.
Memantau Kondisi Aset
Selain lokasi, kondisi aset juga perlu diperhatikan. Bisnis dapat menggunakan informasi kondisi untuk membedakan aset yang masih digunakan, membutuhkan pemeriksaan, mengalami kerusakan, atau tidak lagi digunakan.
Mengelola Pemeliharaan
Jika aplikasi menyediakan fitur maintenance, bisnis dapat mencatat jadwal dan riwayat pemeliharaan aset. Informasi tersebut dapat membantu tim mengetahui kapan aset terakhir diperiksa dan aktivitas pemeliharaan apa yang telah dilakukan.
Menyimpan Riwayat Aset
Riwayat aset dapat mencakup perubahan lokasi, pengguna, kondisi, maupun aktivitas pemeliharaan. Dengan riwayat yang terdokumentasi, bisnis dapat lebih mudah menelusuri perubahan yang terjadi pada suatu aset.
Bagaimana Cara Kerja Aplikasi Manajemen Aset?
Setiap aplikasi memiliki alur dan fitur yang berbeda. Namun, proses pengelolaan aset secara digital umumnya dapat dipahami melalui beberapa tahap berikut
- Aset Dicatat ke Sistem
Bisnis memasukkan informasi aset ke dalam aplikasi sesuai data yang dibutuhkan. Data awal dapat berupa nama aset, kode, kategori, lokasi, pengguna, kondisi, dan informasi pendukung lainnya.
- Aset Diberikan Identitas
Setiap aset dapat diberikan identitas atau kode tertentu agar lebih mudah dibedakan. Identitas tersebut membantu pengguna menemukan dan memperbarui data aset yang tepat.
- Informasi Aset Diperbarui
Ketika terjadi perubahan lokasi, pengguna, kondisi, atau status, informasi aset diperbarui dalam sistem. Tahap ini penting karena manfaat asset tracking sangat bergantung pada kelengkapan dan ketepatan data yang dimasukkan.
- Data Dipantau dan Ditinjau
Informasi yang tersimpan dapat ditinjau secara berkala untuk mengetahui kondisi aset dan memastikan data tetap sesuai dengan kondisi aktual.
- Laporan atau Ringkasan Digunakan untuk Monitoring
Beberapa aplikasi dapat menyediakan ringkasan atau laporan aset berdasarkan data yang tersedia. Informasi tersebut dapat digunakan untuk membantu monitoring dan pemeriksaan internal.
Apa Manfaat Aplikasi Manajemen Aset Bagi Bisnis?
Penggunaan aplikasi manajemen aset dapat memberikan manfaat terutama ketika bisnis memiliki banyak aset atau aset tersebar di beberapa lokasi.
- Memudahkan Pelacakan Aset. Data lokasi, pengguna, dan status yang tersimpan secara terstruktur dapat membantu bisnis mengetahui keberadaan aset dengan lebih mudah.
- Mengurangi Data Aset yang Tidak Terbarui. Pembaruan informasi dalam sistem dapat membantu mengurangi ketergantungan pada spreadsheet atau dokumen terpisah yang berpotensi tidak diperbarui secara konsisten.
- Mempermudah Monitoring dan Pemeriksaan Internal. Data aset yang terorganisasi dapat membantu tim melakukan pengecekan dan menelusuri informasi aset ketika diperlukan.
- Membantu Perencanaan Pemeliharaan. Informasi kondisi dan riwayat pemeliharaan dapat membantu bisnis mengetahui aset yang membutuhkan pemeriksaan atau tindakan lebih lanjut.
- Menghemat Waktu Administrasi. Data yang tersimpan dalam satu sistem dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mencari informasi dari berbagai dokumen.
Kapan Bisnis Perlu Menggunakan Aplikasi Manajemen Aset?
Tidak semua bisnis harus langsung menggunakan aplikasi manajemen aset. Kebutuhannya dapat muncul ketika pengelolaan aset secara manual mulai menyulitkan aktivitas operasional.
Bisnis dapat mulai mempertimbangkan aplikasi manajemen aset ketika:
- jumlah aset semakin banyak
- aset tersebar di beberapa lokasi
- aset digunakan oleh banyak karyawan atau divisi
- perpindahan aset sering terjadi
- data aset masih tersebar di spreadsheet atau dokumen
- pemeriksaan aset membutuhkan waktu lama
- riwayat pemeliharaan sulit ditelusuri
- bisnis membutuhkan informasi aset yang lebih mudah diperbarui
Jika kebutuhan utama bisnis berkaitan dengan pencatatan dan perlakuan akuntansi atas aset tetap, pembahasan tersebut berbeda dengan asset tracking.
Perbedaan Aplikasi Manajemen Aset dan Aplikasi Akuntansi
Aplikasi manajemen aset dan aplikasi akuntansi memiliki fokus yang berbeda, meskipun keduanya dapat saling berkaitan.
| Aspek | Aplikasi Manajemen Aset | Aplikasi Akuntansi |
| Fokus | Pengelolaan dan monitoring aset | Pencatatan dan pelaporan transaksi keuangan |
| Data Utama | Lokasi, kondisi, pengguna, status, riwayat aset | Jurnal, buku besar, transaksi, laporan keuangan |
| Tujuan | Mengetahui dan mengelola kondisi serta penggunaan aset | Mengelola informasi akuntansi dan keuangan |
| Cakupan | Operasional aset | Proses akuntansi |
Dalam konteks akuntansi, fixed asset memiliki pembahasan tersendiri karena berkaitan dengan pengakuan, pencatatan, dan penyusutan. Anda dapat mempelajari lebih lanjut melalui artikel Fixed Asset
Jika ingin lebih memahami perlakuan penyusutan, Anda juga dapat membaca Penyusutan Aset Tetap.
Kesimpulan
Aplikasi manajemen aset membantu bisnis mengelola informasi aset secara lebih terstruktur, mulai dari pendataan, pelacakan lokasi dan status, pemantauan kondisi, hingga riwayat pemeliharaan. Kebutuhan terhadap sistem ini semakin relevan ketika jumlah aset bertambah, aset tersebar di beberapa lokasi, atau pengelolaannya melibatkan banyak pengguna.
Dengan data yang lebih terorganisasi, bisnis dapat mempermudah proses monitoring dan mengurangi ketergantungan pada pencatatan aset yang tersebar di berbagai dokumen. Pemilihan aplikasi sebaiknya disesuaikan dengan kebutuhan bisnis, terutama dari sisi asset tracking, pembaruan data, monitoring, pemeliharaan, hak akses, pelaporan, dan integrasi dengan sistem lain.
Untuk kebutuhan yang berkaitan dengan pencatatan dan pengelolaan aset dari sisi akuntansi, bisnis juga perlu mempertimbangkan kemampuan sistem dalam menghubungkan data aset dengan proses keuangan yang relevan.
Baca Juga: 20 Ide Usaha yang Menjanjikan dengan Modal Kecil Untuk Pemula
