Digitalisasi akuntansi bukan hanya tentang efisiensi, tapi juga tentang transparansi dan kontrol penuh terhadap arus keuangan.
Dengan pendekatan yang tepat, proses sewa ruko—dari kontrak hingga pelunasan—bisa dikelola otomatis tanpa kehilangan keakuratan data.
Transformasi digital membuka jalan bagi bisnis properti untuk tumbuh lebih cepat, lebih terukur, dan lebih terintegrasi.
Apa Tantangan dalam Pencatatan Sewa Ruko?
Mengelola transaksi sewa ruko tidak sesederhana membuat tagihan setiap bulan. Di baliknya, terdapat detail seperti jangka waktu kontrak, biaya keamanan (security), serta skema pembayaran (TOP) yang sering kali berbeda antar penyewa.
Bagi banyak pengelola properti, kendala muncul ketika sistem akuntansi tidak cukup fleksibel untuk menampung variasi ini.
Pencatatan manual jadi solusi sementara—namun memakan waktu, rawan kesalahan, dan sulit dilacak. Akibatnya, tim keuangan kerap kesulitan saat audit, atau kehilangan visibilitas atas jadwal pembayaran.
Bagaimana Sistem Digital Menyelesaikan Masalah Ini?
Pendekatan digital memungkinkan transaksi sewa diperlakukan sebagai layanan berulang (recurring service). Dengan sistem akuntansi modern, sewa dapat diinput sebagai produk jasa dengan periode tertentu—contohnya:
- Produk: Sewa Ruko
- Jenis: Jasa
- Satuan (UoM): Bulanan
- Quantity: 12
- Harga/unit: Tarif sewa per bulan
Hasilnya, sistem akan menerbitkan faktur otomatis setiap bulan, lengkap dengan tanggal jatuh tempo dan pengingat pembayaran. Tak ada lagi risiko kehilangan data atau keterlambatan tagihan.
Bagaimana Mengatur Komponen Tambahan Seperti Biaya Security?
Banyak kontrak sewa mencakup biaya tambahan seperti security atau maintenance.
Dalam sistem digital, komponen ini bisa dicatat sebagai produk jasa terpisah atau catatan tambahan pada kontrak utama.
Dengan begitu, laporan keuangan tetap rapi—pendapatan sewa dan biaya tambahan terpisah, namun saling terkait.
Tim audit pun bisa menelusuri setiap transaksi dengan mudah tanpa kebingungan antara “biaya sewa” dan “biaya keamanan”.
Bagaimana Sistem Mengatur Skema Pembayaran (TOP)?
Tidak semua penyewa membayar dengan pola yang sama. Beberapa memilih pembayaran bulanan, sementara yang lain tahunan. Sistem akuntansi digital mengakomodasi keduanya dengan fleksibilitas penuh melalui Terms of Payment (TOP):
- Untuk sewa bulanan, sistem menyesuaikan TOP setiap faktur yang terbit.
- Untuk sewa tahunan, TOP bisa diatur sejak awal, misalnya pembayaran penuh di muka atau dengan termin 30/70.
Pengingat otomatis akan memastikan semua pembayaran dilakukan sesuai jadwal.
Bagaimana Penerapannya di Dunia Nyata?
- Skenario 1: Sewa Bulanan
Kontrak sewa berlangsung 12 bulan. Sistem mencatat produk jasa bulanan dan otomatis membuat faktur setiap bulan.
Tim keuangan tidak perlu membuat tagihan manual—semua sudah dijadwalkan dan dikirim otomatis.
- Skenario 2: Sewa Tahunan
Untuk sewa tahunan, sistem hanya perlu satu faktur dengan UoM Tahun, quantity 1.
TOP diatur sesuai perjanjian, misalnya pembayaran penuh di awal kontrak.
Pendapatan tetap tercatat akurat tanpa membuat faktur baru tiap bulan.
Nilai Bisnis yang Dihasilkan
Transformasi digital dalam pencatatan sewa ruko membawa manfaat nyata:
- Efisiensi administrasi — proses pencatatan dan penagihan berjalan otomatis.
- Akurasi laporan — sistem mencatat setiap transaksi dengan konsisten.
- Transparansi tinggi — semua biaya, termasuk tambahan seperti security, terpantau jelas.
- Arus kas lebih sehat — sistem memastikan pembayaran tepat waktu.
Dengan integrasi penuh, manajemen keuangan bisa lebih fokus pada strategi, bukan hanya administrasi.
Rekomendasi untuk Bisnis Properti
- Gunakan kategori Jasa untuk mencatat sewa agar sistem mengenali transaksi berulang.
- Pisahkan komponen tambahan seperti security sebagai produk atau catatan tersendiri.
- Sesuaikan TOP dengan kontrak untuk memastikan jadwal pembayaran akurat.
- Gunakan sistem akuntansi digital yang mendukung faktur otomatis dan pengingat jatuh tempo.
