Tips Monitoring Jatuh Tempo Invoice Pembelian Agar Tidak Terlambat Membayar Supplier

Key Takeaways:

• Invoice pembelian merupakan tagihan yang perlu dibayar sesuai tanggal jatuh tempo, sedangkan kwitansi atau struk menjadi bukti bahwa pembayaran telah dilakukan.
• Monitoring secara rutin membantu mencegah keterlambatan pembayaran, mulai dari mencatat invoice, mengecek tagihan yang akan jatuh tempo, hingga menyiapkan dana pembayaran.
• Penggunaan software akuntansi dapat membantu mengelola invoice pembelian, terutama ketika jumlah transaksi dan supplier semakin banyak.

Pernah lupa membayar invoice supplier sampai melewati tanggal jatuh tempo? Hal seperti ini cukup mudah terjadi, terutama ketika transaksi pembelian banyak dan invoice datang dari beberapa supplier.

Jika tidak dipantau dengan baik, tagihan yang terlewat dapat mengganggu cash flow (arus kas) dan hubungan dengan supplier. Karena itu, penting bagi pemilik usaha untuk mengetahui invoice mana yang harus dibayar dan kapan batas pembayarannya.

Apa Itu Invoice Pembelian?

Invoice pembelian (atau faktur pembelian) adalah dokumen tagihan resmi yang Anda terima dari pemasok atas barang, bahan baku, atau jasa yang Anda beli secara kredit.

Di dalam invoice pembelian, selalu tercantum tanggal jatuh tempo (due date). Tanggal ini ditentukan berdasarkan kesepakatan jangka waktu pembayaran (Term of Payment / TOP), misalnya 14 hari, 30 hari, atau 60 hari setelah barang diterima.

Dalam pencatatan keuangan, tagihan dari invoice pembelian yang belum dibayar ini dikategorikan sebagai Utang Usaha (Accounts Payable). 

Perbedaan Invoice Pembelian dengan Kwitansi atau Struk

Mengapa Jatuh Tempo Invoice Perlu Dipantau?

Jatuh tempo perlu dipantau karena jika terlambat bayar dapat menyebabkan hal berikut:

• Pasokan Barang Terhenti: Pemasok biasanya akan membekukan (freeze) pengiriman barang baru jika ada tagihan lama yang menunggak. Hal ini bisa memicu terjadinya kehabisan stok (stockout) di toko Anda.
• Denda dan Biaya Tambahan: Banyak pemasok menerapkan denda keterlambatan harian atau bulanan yang membuat modal usaha Anda terbuang sia-sia.
• Kehilangan Kepercayaan dan Potensi Diskon: Pemasok umumnya memberikan potongan harga (cash discount) atau syarat pembayaran yang lebih longgar bagi pembeli yang selalu disiplin bayar tepat waktu.
• Mengganggu Arus Kas Bisnis: Pembayaran yang menumpuk di satu waktu secara mendadak akan membobol laporan keuangan Anda.

Kapan Harus Melakukan Monitoring dan Pembayaran?

Pemantauan invoice tidak boleh dilakukan secara mendadak saat uang kas sedang kosong.

• Jadwal Monitoring: Lakukan pengecekan umur hutang sekurang-kurangnya seminggu sekali untuk melihat tagihan mana yang masuk kategori akan jatuh tempo dalam 7 hari ke depan.
• Jadwal Pembayaran: Tentukan hari khusus pembayaran (misalnya setiap hari Selasa atau Jumat). Hal ini membantu Anda mengelompokkan transfer pembayaran sekaligus menjaga arus kas tetap teratur.

Tips Monitoring Jatuh Tempo Invoice Pembelian

1. Catat Invoice Segera Setelah Diterima

Jangan menunda pencatatan invoice. Begitu invoice dari supplier diterima, langsung masukkan informasi penting seperti nomor invoice, nama supplier, nominal, dan tanggal jatuh tempo.

Jika invoice hanya disimpan di email atau chat tanpa dicatat, Anda akan lebih sulit mengetahui jumlah tagihan yang belum dibayar.

Pencatatan yang dilakukan sejak awal juga membantu menjaga pembukuan tetap rapi dan memudahkan pengecekan transaksi ketika dibutuhkan.

2. Buat Daftar Berdasarkan Jatuh Tempo

Kelompokkan invoice berdasarkan tanggal pembayarannya. Misalnya, invoice yang jatuh tempo minggu ini dipisahkan dari invoice yang masih jatuh tempo bulan depan. Dengan cara ini, Anda dapat mengetahui tagihan mana yang perlu diprioritaskan.

3. Cek Invoice Sebelum Jatuh Tempo

Jangan menunggu sampai tanggal jatuh tempo. Lakukan pengecekan beberapa hari sebelumnya untuk memastikan nominal dan dokumen sudah benar serta dana pembayaran tersedia.

4. Sesuaikan dengan Arus Kas

Membayar tepat waktu bukan berarti mengeluarkan seluruh uang bisnis sekaligus tanpa perhitungan.

Anda tetap perlu melihat kondisi arus kas agar pembayaran supplier tidak mengganggu kebutuhan operasional lain seperti gaji, sewa, listrik, atau pembelian stok berikutnya.

Misalnya, terdapat tiga invoice supplier yang jatuh tempo pada minggu yang sama dengan total Rp15 juta. Sebelum melakukan pembayaran, pastikan kas yang tersedia cukup untuk memenuhi kewajiban tersebut sekaligus menjaga kebutuhan operasional tetap berjalan.

5. Tinggalkan Pencatatan Manual, Beralih ke Software Akuntansi

Semakin banyak transaksi pembelian, semakin sulit jika invoice hanya dipantau secara manual. Saatnya beralih ke software akuntansi Accounting+ yang menyediakan fitur untuk mencatat faktur pembelian dengan lebih mudah.

Accounting+ juga memiliki Pengingat Faktur Pembelian yang dapat mengirimkan email reminder 7 hari sebelum tanggal jatuh tempo. Selain itu, pengguna dapat melihat utang yang belum lunas atau dibayar sebagian melalui filter yang tersedia.

Dengan pencatatan dan pengingat yang lebih teratur, Anda tidak akan terlambat membayar supplier.

Kesimpulan

Monitoring jatuh tempo invoice pembelian penting dilakukan agar pembayaran kepada supplier tidak terlambat dan kondisi arus kas tetap terjaga. Dengan mencatat invoice sejak diterima, mengelompokkan berdasarkan tanggal jatuh tempo, serta melakukan pengecekan secara rutin, tagihan yang akan jatuh tempo dapat dipersiapkan lebih awal.

Dengan menerapkan pencatatan langsung, menjadwalkan hari pembayaran, serta memanfaatkan fitur-fitur software akuntansi Accounting+, Anda dapat mengelola jatuh tempo invoice dengan lebih mudah

Baca Juga: Cara Membuat Invoice yang Benar untuk UMKM: Format, Isi, dan Contohnya