Administrasi Keuangan Sekolah- Tugas, Komponen, dan Cara Mengelolanya

Key Takeaways:

• Administrasi keuangan sekolah mencakup penerimaan, pengeluaran, pembelian, pembayaran, dokumentasi transaksi, hingga penyusunan informasi keuangan.
• Alur administrasi yang terstruktur membantu sekolah mencatat dan menelusuri transaksi secara lebih konsisten, mulai dari identifikasi transaksi, dokumentasi, pencatatan, pembayaran, hingga monitoring.
• Sistem keuangan digital dapat membantu sekolah mengelola transaksi, pembelian, tagihan, dan arus kas secara lebih terstruktur ketika volume transaksi semakin meningkat.

Administrasi keuangan sekolah bukan hanya tentang mencatat pemasukan dan pengeluaran. Dalam praktiknya, terdapat berbagai aktivitas administrasi keuangan dapat ditemukan pada berbagai lembaga pendidikan, mulai dari sekolah dan yayasan pendidikan hingga universitas, perguruan tinggi negeri (PTN), dan perguruan tinggi swasta (PTS). Setiap institusi memiliki berbagai transaksi yang perlu dikelola, mulai dari pencatatan SPP, donasi dan hibah, pembelian ATK, pembayaran gaji, hingga biaya listrik, internet, sewa, dan kebutuhan operasional lainnya.

Banyaknya jenis transaksi dan dokumen dapat membuat proses administrasi keuangan tersebar dan sulit dipantau apabila tidak dikelola dengan alur yang jelas. Karena itu, lembaga pendidikan membutuhkan administrasi keuangan yang terstruktur agar setiap transaksi dapat dicatat, didokumentasikan, dipantau, dan digunakan sebagai dasar penyusunan informasi keuangan. 

Lalu, apa saja tugas administrasi keuangan sekolah dan bagaimana alur pengelolaannya? Simak penjelasannya berikut.

Apa Itu Administrasi Keuangan Sekolah?

Administrasi keuangan sekolah adalah rangkaian aktivitas untuk mencatat, mengelola, mendokumentasikan, dan memantau transaksi serta informasi keuangan sekolah secara sistematis.

Aktivitas tersebut dapat mencakup penerimaan dana, pengeluaran, pembelian, pengelolaan tagihan, pembayaran, pencatatan transaksi, penyimpanan dokumen, hingga penyusunan laporan dan monitoring keuangan.

Dengan administrasi yang tertata, pengelola sekolah dapat lebih mudah mengetahui dari mana dana diterima, untuk apa dana digunakan, transaksi apa saja yang telah dilakukan, dan bagaimana kondisi keuangan sekolah pada periode tertentu.

Pengelolaan keuangan sekolah juga berkaitan dengan prinsip transparansi, akuntabilitas, efektivitas, dan efisiensi. Kemendikdasmen menjelaskan bahwa pengelolaan keuangan sekolah mencakup proses perencanaan, pelaksanaan, pelaporan, serta monitoring dan evaluasi penggunaan keuangan.

Apa Tujuan Administrasi Keuangan Sekolah?

Secara umum, administrasi keuangan sekolah bertujuan untuk:

• menjaga pencatatan transaksi tetap tertib dan konsisten;
• memudahkan penelusuran transaksi dan dokumen;
• membantu memantau penggunaan dana sekolah;
• menyediakan informasi keuangan untuk mendukung pengambilan keputusan.

Dengan tujuan tersebut, administrasi keuangan tidak berhenti pada kegiatan pembukuan. Data yang dikumpulkan juga perlu dapat digunakan untuk memahami kondisi keuangan dan mendukung pengelolaan kegiatan sekolah.

Apa Saja Tugas Administrasi Keuangan Sekolah?

Tugas administrasi keuangan sekolah mencakup berbagai aktivitas yang saling berkaitan. Setiap transaksi perlu dikelola sejak munculnya penerimaan atau kebutuhan sampai transaksi tersebut tercatat dan dapat dipantau.

Mencatat Penerimaan Sekolah

Salah satu tugas utama adalah mencatat seluruh penerimaan yang masuk ke sekolah. Penerimaan dapat berasal dari berbagai sumber, seperti:

• SPP;
• donasi;
• hibah;
• penerimaan lainnya.

Pencatatan sebaiknya dilakukan berdasarkan jenis dan periode transaksi. Dengan demikian, pengelola dapat mengetahui jumlah penerimaan yang masuk sekaligus menelusuri sumber dana ketika dibutuhkan.

Mencatat Pengeluaran Sekolah

Selain penerimaan, setiap pengeluaran perlu dicatat secara sistematis. Contohnya meliputi:

• gaji dan tunjangan;
• listrik;
• internet;
• air;
• ATK;
• sewa;
• pemeliharaan aset;
• transportasi dan perjalanan dinas.

Pengelompokan pengeluaran berdasarkan jenisnya membantu sekolah melihat kemana dana digunakan dan memudahkan proses monitoring.

Mengelola Pembelian dan Tagihan

Kegiatan administrasi juga berkaitan dengan pembelian kebutuhan sekolah dan pembayaran tagihan. Alurnya dapat dimulai dari identifikasi kebutuhan, pembelian, pemilihan atau penggunaan vendor, penerimaan faktur atau tagihan, hingga pembayaran dan pencatatan transaksi.

Contohnya, ketika sekolah membutuhkan perlengkapan kelas, proses administrasinya tidak hanya mencatat nominal pembelian. Pengelola juga perlu memastikan dokumen pembelian, vendor, tagihan, dan status pembayaran dapat ditelusuri.

Mengelola Bukti dan Dokumen Transaksi

Setiap transaksi sebaiknya memiliki bukti yang dapat digunakan untuk mendukung pencatatan. Dokumen tersebut dapat berupa:

• invoice atau faktur;
• bukti pembayaran;
• dokumen pembelian;
• bukti penerimaan;
• dokumen pendukung transaksi lainnya.

Dokumen yang tersimpan secara terstruktur akan memudahkan pengelola ketika perlu melakukan pengecekan atau menelusuri transaksi tertentu.

Menyiapkan Informasi dan Laporan Keuangan

Data transaksi yang telah dicatat kemudian digunakan untuk menghasilkan informasi keuangan. Informasi tersebut dapat membantu sekolah memahami penerimaan, pengeluaran, arus kas, serta kondisi keuangan pada periode tertentu.

Dengan demikian, pencatatan transaksi bukan sekadar aktivitas administratif. Data yang dihasilkan dapat menjadi dasar bagi pengelola untuk melakukan monitoring dan mengambil keputusan terkait penggunaan dana sekolah.

Untuk sekolah yang berada di bawah yayasan atau entitas berorientasi non laba, aspek penyajian laporan keuangan juga perlu memperhatikan standar akuntansi yang berlaku. IAI atau Ikatan Akuntansi Indonesia saat ini menggunakan nomenklatur ISAK 335 untuk penyajian laporan keuangan entitas berorientasi non laba.

Komponen Utama Administrasi Keuangan Sekolah

Administrasi keuangan sekolah terdiri dari beberapa komponen yang saling berhubungan. Memahami komponen tersebut membantu pengelola menentukan aktivitas apa saja yang perlu dicatat dan dipantau.

Komponen tersebut tidak berdiri sendiri, penerimaan dan pengeluaran menghasilkan transaksi yang perlu didukung dokumen, dicatat, kemudian digunakan dalam proses monitoring dan pelaporan.

Bagaimana Alur Administrasi Keuangan Sekolah?

Administrasi keuangan sekolah dapat dikelola melalui alur yang sederhana dan konsisten:

1. Identifikasi Transaksi

Pertama, tentukan aktivitas keuangan yang terjadi. Apakah transaksi tersebut merupakan penerimaan, pengeluaran, pembelian, atau pembayaran tagihan?

Identifikasi ini penting agar transaksi dapat dicatat ke dalam kategori yang sesuai.

2. Dokumentasikan Transaksi

Setelah transaksi terjadi, siapkan dan simpan dokumen pendukung seperti invoice, faktur, bukti pembayaran, atau bukti penerimaan.

Dokumen menjadi bagian penting dalam administrasi karena dapat digunakan untuk menelusuri transaksi pada kemudian hari.

3. Catat Transaksi

Transaksi yang telah didokumentasikan kemudian dicatat sesuai kategori dan periode. Pencatatan yang konsisten membantu mengurangi risiko data terlewat atau tercatat secara tidak tepat.

4. Kelola Pembayaran

Untuk transaksi yang memiliki kewajiban pembayaran, pengelola perlu memantau status tagihan hingga pembayaran selesai.

Tahap ini terutama penting ketika sekolah memiliki banyak transaksi dengan vendor atau memiliki berbagai biaya operasional yang harus dibayarkan secara berkala.

5. Monitor dan Laporkan

Data transaksi yang telah dicatat kemudian digunakan untuk monitoring dan penyusunan informasi keuangan.

Pengelola dapat melihat penerimaan dan pengeluaran yang terjadi, membandingkannya dengan rencana apabila tersedia, serta menggunakan informasi tersebut untuk mendukung pengambilan keputusan.

Bagaimana Sistem Digital Membantu Administrasi Keuangan Sekolah?

Sistem digital dapat membantu sekolah mengelola administrasi keuangan secara lebih terstruktur, terutama ketika jumlah transaksi dan kebutuhan monitoring semakin meningkat.

Pencatatan Transaksi Lebih Terstruktur

Sistem keuangan dapat membantu mengelola transaksi penerimaan dan pengeluaran dalam satu sistem. Dengan pencatatan yang lebih terpusat, pengelola tidak perlu mengandalkan banyak file terpisah untuk mendapatkan informasi transaksi.

Pengelolaan Pembelian dan Tagihan

Aktivitas pembelian dapat dikelola berdasarkan kebutuhan, vendor, faktur atau tagihan, hingga pembayaran. Pendekatan ini membantu pengelola mengikuti alur transaksi secara lebih sistematis.

Arus Kas dan Bank

Sekolah memiliki karakter transaksi yang cukup beragam. Penerimaan dapat berasal dari SPP, donasi, dan hibah, sementara pengeluaran dapat mencakup gaji, listrik, internet, ATK, sewa, hingga pemeliharaan.

Karena itu, sistem keuangan yang mampu mengakomodasi berbagai jenis transaksi tersebut dapat membantu pengelola memantau pergerakan dana dengan lebih mudah.

Accounting+ menyediakan fitur Arus Kas dengan kategori transaksi yang disesuaikan dengan kebutuhan industri pendidikan. Fitur ini dapat digunakan untuk membantu mencatat dan memantau berbagai transaksi penerimaan dan pengeluaran sekolah.

Baca juga: Mengapa Lembaga Pendidikan Butuh Aplikasi Keuangan Terintegrasi?

Tips Mengelola Administrasi Keuangan Sekolah dengan Lebih Efektif

Agar proses administrasi berjalan lebih tertib, sekolah dapat menerapkan beberapa langkah berikut:

1. Tetapkan prosedur pencatatan yang konsisten. Tentukan bagaimana setiap penerimaan, pengeluaran, pembelian, dan pembayaran dicatat.
2. Kelompokkan transaksi berdasarkan jenisnya. Pemisahan penerimaan dan pengeluaran membantu proses monitoring.
3. Simpan bukti transaksi secara terstruktur. Pastikan invoice, faktur, dan bukti pembayaran mudah ditemukan ketika diperlukan.
4. Pantau tagihan dan kewajiban pembayaran. Jangan hanya mencatat transaksi yang sudah dibayar, tetapi perhatikan juga kewajiban yang masih harus diselesaikan.
5. Lakukan monitoring secara berkala. Pemeriksaan rutin membantu menemukan transaksi yang belum tercatat atau pengeluaran yang perlu diperhatikan.
6. Gunakan sistem digital ketika volume transaksi meningkat. Sistem terintegrasi dapat menjadi pilihan ketika spreadsheet atau pencatatan manual mulai sulit dikelola.

Kesimpulan

Administrasi keuangan sekolah bukan hanya kegiatan mencatat pemasukan dan pengeluaran. Prosesnya mencakup seluruh workflow transaksi, mulai dari mengidentifikasi penerimaan atau kebutuhan, mendokumentasikan transaksi, melakukan pencatatan, mengelola pembayaran, hingga melakukan monitoring dan menyusun laporan.

Ketika jumlah transaksi semakin banyak, pencatatan yang tersebar dapat membuat proses administrasi menjadi lebih sulit dipantau. Karena itu, sekolah perlu menerapkan prosedur yang konsisten dan menyimpan dokumen secara terstruktur. Penggunaan sistem digital juga dapat dipertimbangkan untuk membantu mengintegrasikan aktivitas keuangan dalam satu sistem.

Ingin mengetahui bagaimana sistem keuangan dapat membantu administrasi sekolah? Pelajari lebih lanjut fitur Accounting+ untuk kebutuhan lembaga pendidikan.

Baca Juga: Mengelola Arus Kas Kampus dengan Software Akuntansi: Apa Manfaatnya?