Key Takeaways:
- Berjualan di banyak kanal membuat catatan keuangan tersebar dan mudah tidak cocok.
- Penjualan yang tercatat belum tentu sama dengan uang yang diterima, karena ada potongan biaya, ongkos kirim, dan pengembalian barang.
- Pencatatan yang rapi membantu pemilik usaha mengetahui keuntungan sebenarnya dari tiap kanal.
- Gunakan aplikasi akuntansi berbasis cloud untuk memudahkan pencatatan secara terpusat.
Bisnis online kini sering berjualan di banyak tempat sekaligus: marketplace, media sosial, website sendiri, hingga pesan langsung lewat aplikasi percakapan. Penjualan memang bisa bertambah, tetapi pencatatan keuangannya ikut menjadi rumit.
Uang masuk dari berbagai sumber, ada potongan biaya platform, ongkos kirim, diskon, pengembalian barang, dan pembayaran yang cair pada waktu berbeda. Jika tidak dirapikan, pemilik usaha bisa mengira bisnisnya untung padahal sebenarnya tidak.
Apa Itu Aplikasi Keuangan untuk Bisnis Online?
Aplikasi keuangan untuk bisnis online adalah program yang membantu mencatat transaksi, biaya, dan uang masuk dari berbagai tempat berjualan, lalu menyusunnya menjadi laporan keuangan. Dengan aplikasi ini, pemilik usaha tidak perlu lagi menyalin data dari satu platform ke platform lain secara manual.
Umumnya, aplikasi keuangan dapat membantu:
- mencatat penjualan dan pembelian,
- mencatat biaya, seperti iklan, kemasan, dan ongkos kirim,
- memantau uang masuk dan uang keluar,
- mencatat utang dan piutang, serta
- menyusun laporan keuangan seperti laporan laba rugi.
Mengapa Transaksi dari Berbagai Kanal Perlu Dirapikan?
Berjualan di banyak kanal memunculkan beberapa masalah yang sering dialami pelaku bisnis online:
- Catatan tersebar. Data penjualan ada di aplikasi marketplace, catatan pesan, dan lembar Excel yang terpisah.
- Penjualan tidak sama dengan uang yang diterima. Ada potongan biaya platform, selisih ongkos kirim, atau promo yang ditanggung penjual.
- Pembayaran cair pada waktu berbeda. Penjualan hari ini mungkin baru masuk rekening beberapa hari kemudian, sehingga sulit dicocokkan.
- Pengembalian barang dan pembatalan pesanan. Jika tidak dicatat, angka penjualan terlihat lebih besar dari kenyataannya.
- Keuntungan tiap kanal tidak jelas. Pemilik usaha sulit menilai kanal mana yang benar-benar menguntungkan.
- Uang usaha dan pribadi tercampur. Hal ini sering terjadi pada usaha online yang dikelola sendiri.
- Laporan sulit disusun. Padahal laporan yang rapi dibutuhkan untuk mengambil keputusan, mengajukan pembiayaan, atau keperluan pajak.
Di Mana Transaksi Sebaiknya Dicatat?
Banyak penjual online hanya mengandalkan laporan bawaan masing-masing platform. Cara ini kurang ideal karena setiap platform hanya menampilkan datanya sendiri. Anda tetap harus menggabungkannya secara manual untuk melihat gambaran seluruh usaha.
Sebaiknya seluruh transaksi dari semua kanal dikumpulkan di satu tempat pencatatan keuangan, sehingga:
- pemilik usaha dapat melihat kondisi usaha secara keseluruhan,
- data tiap kanal tetap dapat dipisahkan dan dibandingkan, dan
- laporan keuangan tersusun dari data yang sama.
Pencatatan terpusat seperti ini bisa dilakukan dengan aplikasi akuntansi berbasis cloud Accounting+. Karena data tersimpan secara online, Anda dan tim dapat membukanya kapan saja dan dari mana saja. Setiap transaksi yang dicatat masuk ke jurnal secara otomatis, sehingga laporan keuangan dapat tersusun lebih cepat tanpa perlu direkap manual di akhir bulan.
Baca lebih lanjut bagaimana cara pencatatan keuangan untuk bisnis online pada Sistem Pencatatan Keuangan Toko Online: Panduan Lengkap untuk Seller Pemula
Bagaimana Cara Merapikan Transaksi dari Berbagai Kanal?
Agar transaksi bisnis online lebih mudah dikelola, berikut beberapa langkah yang dapat diterapkan.
1. Pisahkan Data Penjualan Berdasarkan Kanal
Catat penjualan berdasarkan sumbernya, misalnya marketplace A, marketplace B, media sosial, atau toko online sendiri. Pencatatan ini membantu pemilik usaha membandingkan performa setiap kanal. Gunakan format yang konsisten, seperti tanggal transaksi, nomor pesanan, nilai penjualan, biaya platform, dan jumlah dana yang diterima.
2. Catat Dana Masuk Sesuai Pencairan
Jangan hanya mengandalkan total penjualan yang tercatat di platform. Periksa juga dana yang benar-benar dicairkan ke rekening usaha. Jika terdapat selisih antara nilai transaksi dan dana masuk, catat penyebabnya, seperti biaya admin, potongan promosi, retur, atau penyesuaian pembayaran.
3. Catat Biaya dari Setiap Kanal
Setiap platform bisa memiliki biaya yang berbeda. Catat biaya admin, biaya layanan, iklan, promosi, dan pengeluaran lain yang berkaitan dengan penjualan. Dengan begitu, pemilik usaha dapat mengetahui biaya yang muncul dari setiap kanal dan mengevaluasi apakah penjualan di kanal tersebut memberikan hasil yang sesuai.
4. Pisahkan Keuangan Pribadi dan Bisnis
Gunakan rekening atau metode pembayaran yang terpisah untuk transaksi usaha jika memungkinkan. Pemisahan ini membantu pemilik bisnis mengetahui pemasukan dan pengeluaran yang benar-benar berkaitan dengan kegiatan usaha.
5. Catat Pengeluaran Operasional
Selain transaksi penjualan, catat juga pembelian stok, bahan kemasan, biaya pengiriman, gaji, internet, dan kebutuhan operasional lainnya. Pencatatan pengeluaran yang lengkap membantu pemilik usaha memahami biaya yang diperlukan untuk menjalankan bisnis.
6. Lakukan Rekonsiliasi Secara Berkala
Cocokkan data pesanan, laporan pencairan dari platform, dan mutasi rekening secara berkala. Pemeriksaan ini membantu menemukan transaksi yang belum cair, selisih pembayaran, atau biaya yang belum tercatat.
7. Gunakan Aplikasi Keuangan untuk Menyatukan Pencatatan
Jika transaksi semakin banyak, pencatatan manual atau spreadsheet terpisah bisa memakan waktu. Aplikasi keuangan dapat membantu menyimpan data pemasukan dan pengeluaran secara lebih terstruktur sehingga pemilik usaha lebih mudah meninjau kondisi keuangan. Aplikasi keuangan Accounting+ dapat menjadi salah satu pilihan untuk mendukung pencatatan keuangan bisnis online, membantu pemilik usaha merapikan data transaksi dan menyusun laporan keuangan sebagai dasar untuk mengevaluasi perkembangan bisnis.
Hal yang Perlu Diperhatikan Saat Memilih Aplikasi Keuangan
- Mudah digunakan, bahkan bagi yang tidak berlatar belakang akuntansi.
- Pencatatan otomatis, agar tidak perlu mengetik ulang banyak data.
- Laporan jelas dan cepat, terutama laporan laba rugi dan arus kas.
- Dapat terhubung dengan kasir dan pencatatan stok, agar penjualan, stok, dan keuangan berjalan dalam satu alur.
- Data aman dan bisa diakses dari mana saja.
- Bantuan pelanggan mudah dihubungi.
- Bisa berkembang bersama usaha, misalnya ketika kanal penjualan dan jumlah pesanan bertambah.
Kesimpulan
Mengelola transaksi dari berbagai kanal penjualan membutuhkan pencatatan yang konsisten. Pemilik bisnis perlu memisahkan data penjualan berdasarkan kanal, mencatat biaya platform, memantau dana pencairan, serta mengelola pengeluaran operasional. Dengan bantuan aplikasi keuangan untuk bisnis online, transaksi dapat dicatat dan dievaluasi secara lebih teratur.
FAQ Seputar Aplikasi Keuangan untuk Bisnis Online
1. Mengapa bisnis online perlu mencatat transaksi dari setiap kanal?
Pencatatan berdasarkan kanal membantu pemilik usaha mengetahui sumber penjualan, biaya yang dikeluarkan, dan dana yang diterima. Informasi ini juga memudahkan evaluasi performa setiap kanal.
2. Mengapa laporan di marketplace saja tidak cukup?
Laporan marketplace hanya menampilkan data dari platform tersebut. Jika Anda berjualan di beberapa kanal, Anda tetap perlu menggabungkan datanya untuk melihat kondisi usaha secara keseluruhan, termasuk biaya di luar platform seperti iklan, kemasan, dan gaji.
3. Bagaimana cara mengetahui keuntungan bisnis online?
Keuntungan dapat dihitung dengan memperhitungkan pendapatan penjualan dan mengurangi biaya yang berkaitan dengan usaha, seperti harga pokok barang, biaya platform, iklan, pengiriman yang ditanggung penjual, dan pengeluaran operasional lainnya.
4. Apakah Accounting+ cocok untuk bisnis online?
Accounting+ membantu pencatatan jurnal otomatis dan penyusunan laporan keuangan yang lebih cepat. Untuk memastikan kecocokan dengan kanal penjualan yang Anda gunakan, Anda dapat mencoba aplikasinya terlebih dahulu atau berkonsultasi dengan tim Accounting+.
Baca juga: Aplikasi Keuangan untuk Lembaga Pendidikan: Fitur yang Perlu Dipertimbangkan
