Key Takeaways:
- Laporan stok barang adalah dokumen yang merangkum pergerakan barang dalam periode tertentu, mulai dari stok awal, barang masuk, barang keluar, hingga stok akhir.
- Kartu stok mencatat riwayat satu jenis barang secara rinci per transaksi, sedangkan laporan stok merangkum seluruh barang dalam satu periode.
- Komponen utama laporan stok: periode laporan, kode barang, nama barang, satuan, stok awal, barang masuk, barang keluar, stok akhir, keterangan, dan lokasi (jika usaha punya lebih dari satu gudang atau cabang).
- Laporan stok membantu mencegah barang kosong dan barang menumpuk, mengetahui barang terlaris, menemukan selisih lebih cepat, serta menentukan jumlah pembelian berdasarkan data.
Pemilik usaha sering kesulitan menjawab pertanyaan sederhana seperti berapa sisa barang saat ini, barang apa yang paling laku, dan barang apa yang perlu segera dibeli lagi. Tanpa catatan yang rapi, jawabannya hanya berupa perkiraan. Laporan stok barang dapat membantu menjawab pertanyaan tersebut dengan data.
Apa Itu Laporan Stok Barang?
Laporan stok barang adalah dokumen yang merangkum pergerakan barang dalam periode tertentu, misalnya satu minggu atau satu bulan. Laporan ini menunjukkan berapa jumlah barang di awal, berapa yang masuk, berapa yang keluar, dan berapa yang tersisa.
Apa Bedanya Laporan Stok Barang dengan Kartu Stok Barang?
Kartu stok barang adalah catatan yang dibuat untuk satu jenis barang. Setiap kali barang masuk atau keluar, kejadiannya dicatat berurutan berdasarkan tanggal, lengkap dengan sisa stok terbaru setelah transaksi tersebut. Jadi, kartu stok menceritakan “riwayat” sebuah barang dari waktu ke waktu.
Laporan stok barang adalah rangkuman untuk seluruh barang dalam satu periode. Laporan tidak menampilkan setiap kejadian, hanya totalnya: stok awal, total masuk, total keluar, dan stok akhir.
Gambaran sederhananya: kartu stok seperti buku harian sebuah barang, sedangkan laporan stok seperti ringkasan hasil dari semua buku harian tersebut.
Perbandingan Singkat
| Pembeda | Kartu Stok Barang | Laporan Stok Barang |
| Cakupan | Satu jenis barang | Seluruh barang |
| Tingkat detail | Rinci, dicatat per transaksi | Ringkas, berupa total per periode |
| Isi utama | Tanggal, keterangan transaksi, masuk, keluar, dan saldo setelah transaksi | Stok awal, total masuk, total keluar, stok akhir |
| Kapan diisi | Setiap ada barang masuk atau keluar | Pada akhir periode, misalnya mingguan atau bulanan |
| Fungsi utama | Menelusuri asal selisih atau pergerakan barang tertentu | Melihat kondisi persediaan secara keseluruhan |
| Pengguna utama | Petugas gudang | Pemilik usaha, pembelian, dan keuangan |
Apa Saja Komponen dalam Laporan Stok Barang?
Berikut komponen yang sebaiknya ada dalam laporan stok:
| Komponen | Penjelasan |
| Periode laporan | Rentang waktu yang dilaporkan, misalnya 1–30 November |
| Kode barang | Tanda unik untuk setiap barang agar tidak tertukar |
| Nama barang | Nama yang jelas dan konsisten |
| Satuan | Ukuran hitung, seperti pcs, box, kg, atau liter |
| Stok awal | Jumlah barang pada awal periode |
| Barang masuk | Barang yang bertambah, misalnya dari pembelian atau retur pelanggan |
| Barang keluar | Barang yang berkurang, misalnya karena penjualan, rusak, atau hilang |
| Stok akhir | Jumlah barang pada akhir periode |
| Keterangan | Catatan tambahan, misalnya barang rusak atau mendekati kedaluwarsa |
| Lokasi | Gudang atau cabang tempat barang disimpan (jika usaha punya lebih dari satu lokasi) |
Contoh Laporan Stok Barang
Berikut contoh sederhana laporan stok barang sebuah toko untuk periode bulan November:
| Kode | Nama Barang | Satuan | Stok Awal | Masuk | Keluar | Stok Akhir | Keterangan |
| A001 | Beras 5 kg | pcs | 40 | 60 | 70 | 30 | |
| A002 | Minyak goreng 1 liter | pcs | 50 | 100 | 120 | 30 | Perlu dibeli lagi |
| A003 | Gula pasir 1 kg | pcs | 30 | 40 | 55 | 15 | 2 pcs rusak |
| A004 | Teh celup | box | 20 | 30 | 25 | 25 |
Stok akhir dihitung menggunakan rumus berikut:
Stok Akhir = Stok Awal + Barang Masuk − Barang Keluar
Dari tabel ini, pemilik usaha dapat langsung melihat bahwa stok minyak goreng dan gula pasir sudah menipis, sehingga perlu segera dibeli kembali.
Manfaat Laporan Stok Barang bagi Bisnis
- Mencegah barang kosong (stockout). Barang yang hampir habis dapat diketahui lebih awal.
- Mencegah barang menumpuk (overstock). Barang yang jarang terjual dapat segera ditangani sehingga modal tidak tertahan.
- Mengetahui barang terlaris. Data barang keluar menunjukkan barang mana yang paling diminati.
- Menemukan selisih lebih cepat. Jika stok di laporan berbeda dengan stok di gudang, penyebabnya dapat ditelusuri.
- Membantu menentukan jumlah pembelian. Pembelian barang dilakukan berdasarkan data, bukan perkiraan.
- Mendukung laporan keuangan. Nilai persediaan merupakan bagian dari aset usaha dan memengaruhi perhitungan laba.
Bagaimana Cara Membuat Laporan Stok Barang?
Berikut langkah-langkahnya.
1. Tentukan Periode Laporan
Pilih rentang waktu yang akan dilaporkan, misalnya satu bulan, dan tetapkan tanggal awal dan akhirnya dengan jelas.
2. Siapkan Daftar Barang
Buat daftar seluruh barang lengkap dengan kode, nama, dan satuan. Pastikan satu barang hanya memiliki satu nama dan satu kode agar tidak terjadi catatan ganda.
3. Catat Stok Awal
Isi jumlah barang pada awal periode. Angka ini biasanya sama dengan stok akhir periode sebelumnya.
4. Catat Barang Masuk
Masukkan semua barang yang bertambah selama periode, misalnya dari pembelian atau barang yang dikembalikan pelanggan. Sertakan tanggal dan bukti pendukung seperti nota atau faktur.
5. Catat Barang Keluar
Masukkan semua barang yang berkurang, baik karena penjualan, rusak, hilang, maupun dipindahkan ke lokasi lain. Jika barang dipindahkan antargudang, catat sebagai perpindahan agar jumlah total tidak keliru.
6. Hitung Stok Akhir
Gunakan rumus: stok awal + barang masuk − barang keluar.
7. Cocokkan dengan Jumlah Barang Sebenarnya
Hitung fisik barang di gudang atau toko, lalu bandingkan dengan angka di laporan. Jika berbeda, telusuri penyebabnya, apakah ada barang yang belum dicatat, salah hitung, rusak, atau hilang.
8. Beri Keterangan dan Tindak Lanjuti
Tandai barang yang menipis, menumpuk, rusak, atau mendekati kedaluwarsa. Dari sinilah laporan berguna untuk menentukan langkah berikutnya, seperti membeli barang, memberi promo, atau menyesuaikan jumlah pembelian.
Jika laporan dibuat dengan aplikasi, langkah 3 sampai 6 umumnya berjalan otomatis, sehingga Anda dapat lebih fokus pada langkah 7 dan 8, yaitu memeriksa dan mengambil keputusan. Aplikasi stok barang Accounting+ dapat menjadi pilihan untuk membantu mencatat dan memantau persediaan dengan lebih mudah dan terstruktur.
Kesalahan yang Perlu Dihindari Saat Membuat Laporan Stok Barang
- Tidak mencatat transaksi secara langsung. Penundaan pencatatan dapat menyebabkan transaksi terlupakan.
- Menggunakan nama barang yang berbeda-beda. Hal ini dapat membuat satu produk tercatat sebagai beberapa barang.
- Mengabaikan barang rusak atau hilang. Kondisi tersebut perlu dicatat agar jumlah persediaan sesuai dengan keadaan sebenarnya.
- Tidak melakukan pemeriksaan fisik. Catatan digital tetap perlu dibandingkan dengan stok yang tersedia di gudang.
- Tidak memperbarui data setelah pemindahan barang. Perpindahan antargudang harus dicatat agar jumlah persediaan di setiap lokasi tetap akurat.
Kesimpulan
Laporan stok barang membantu bisnis mengetahui kondisi persediaan dalam periode tertentu, mulai dari stok awal hingga stok akhir. Dengan pencatatan yang konsisten, pemeriksaan stok fisik, dan evaluasi berkala, bisnis dapat mengurangi risiko selisih stok serta merencanakan pembelian barang berdasarkan kebutuhan.
Baca juga: Contoh Pembukuan Stok Barang Masuk dan Keluar, Manfaat, dan Cara Membuat
