Key Takeaways:
- Stockout terjadi ketika stok barang habis saat dibutuhkan, yang dapat menyebabkan kehilangan potensi penjualan, pelanggan, dan mengganggu operasional bisnis.
- Stockout dapat terjadi karena berbagai faktor, seperti penjualan yang tidak terduga, pencatatan stok yang kurang akurat, keterlambatan supplier, dan perkiraan kebutuhan yang kurang tepat.
- Pencegahan stockout membutuhkan pengelolaan stok yang teratur, mulai dari mencatat barang masuk dan keluar, memantau produk yang cepat terjual, menentukan safety stock dan reorder point, hingga melakukan stock opname secara berkala.
Apa Itu Stockout?
Stockout adalah kondisi ketika stok suatu barang habis atau tidak tersedia ketika barang tersebut dibutuhkan. Dalam bisnis, stockout biasanya terjadi ketika permintaan pelanggan lebih cepat daripada kemampuan bisnis untuk menyediakan kembali barang.
Kenapa Bisa Terjadi Stockout?
Ada beberapa hal yang sering jadi penyebabnya.
1. Penjualan meningkat
Produk bisa terjual lebih banyak dari biasanya karena promo, musim tertentu, atau sedang ramai diminati. Jika jumlah stok tidak disesuaikan, barang bisa cepat habis.
2. Tidak mengetahui produk yang paling laku
Setiap produk memiliki tingkat penjualan yang berbeda. Produk yang cepat terjual tentu perlu dipantau lebih sering dibandingkan produk yang jarang dibeli.
3. Pencatatan stok tidak sesuai
Misalnya, catatan menunjukkan tersedia 30 produk, tetapi setelah dicek di gudang ternyata hanya ada 20. Selisih ini bisa terjadi karena transaksi belum dicatat, barang rusak, hilang, atau terjadi kesalahan pencatatan.
4. Terlambat membeli stok
Pemilik usaha baru melakukan pembelian ketika barang sudah habis. Padahal, pemasok membutuhkan waktu untuk memproses dan mengirim pesanan.
Dampak Stockout
Stockout bukan hanya masalah karena barang tidak tersedia. Jika sering terjadi, dampaknya dapat terasa pada penjualan dan operasional bisnis.
- Kehilangan Omzet Langsung: Pembeli batal bertransaksi, berarti modal dan calon keuntungan hari itu hilang begitu saja.
- Mendorong Pembeli ke Competitor: Pembeli yang kecewa akan mencari produk serupa di toko lain. Jika mereka merasa layanan toko sebelah lebih siap dan memuaskan, mereka bisa berpindah berlangganan di sana secara permanen.
- Merusak Reputasi Usaha: Toko yang sering kehabisan barang akan dinilai tidak profesional dan tidak siap berbisnis oleh konsumen.
- Mengganggu Efisiensi Operasional Bisnis: Tim kasir dan staf gudang harus menghabiskan waktu menangani komplain pelanggan atau mencari-cari barang yang ternyata sudah kosong.
Kapan Harus Membeli Stok Kembali?
Jangan menunggu sampai stok benar-benar habis, tentukan stok minimum untuk membeli stok kembali. Stok minimum yaitu batas jumlah persediaan yang menjadi tanda bahwa barang perlu segera dibeli kembali.
Contohnya, sebuah toko menjual rata-rata 10 botol minuman per hari. Pemasok membutuhkan waktu tiga hari untuk mengirimkan barang. Pemilik toko dapat mempertimbangkan waktu tersebut ketika menentukan batas stok minimum.
Misalnya, toko menetapkan stok minimum 40 botol. Ketika stok sudah mendekati angka tersebut, pembelian dapat segera dilakukan agar barang baru datang sebelum persediaan habis.
Di Mana Stok Perlu Dipantau?
Stok bukan hanya berada di satu tempat. Pada bisnis yang sudah memiliki lebih dari satu lokasi penyimpanan, barang bisa tersebar di beberapa gudang, toko, atau unit bisnis.
Misalnya, sebuah UMKM memiliki gudang utama dan dua toko. Stok produk A di gudang utama masih banyak, tetapi stok di salah satu toko sudah hampir habis. Jika pemilik usaha hanya melihat jumlah stok secara keseluruhan, kondisi tersebut bisa terlewat. Karena itu, pemantauan stok berdasarkan lokasi penyimpanan dapat membantu bisnis mengetahui di mana barang tersedia dan di mana stok mulai menipis.
Untuk memudahkan pemantauan dan pencatatan, Accounting+ menyediakan fitur Gudang yang membantu mengelola persediaan, sehingga pemilik usaha dapat melihat barang yang masuk dan keluar dari masing-masing gudang.
Bagaimana Cara Mencegah Stockout?
Pengelolaan stok sebenarnya bisa dimulai dari beberapa langkah sederhana.
1. Catat Barang Masuk dan Keluar
Setiap barang yang masuk dari pemasok dan barang yang keluar karena penjualan perlu dicatat. Lihat Contoh Pembukuan Stok Barang Masuk dan Keluar untuk mencatat stok barang masuk dan keluar. Pencatatan yang rutin membantu pemilik usaha mengetahui jumlah stok yang tersedia.
2. Pantau Produk yang Paling Laku
Periksa produk mana yang paling sering dibeli melalui Laporan Penjualan. Produk yang paling sering dibeli perlu disiapkan stoknya lebih banyak.
3. Tentukan Stok Minimum
Tetapkan batas minimum untuk setiap produk. Ketika stok mendekati batas tersebut, lakukan pembelian kembali sebelum barang habis.
4. Lakukan Stock Opname
Bandingkan jumlah stok yang tercatat dengan barang yang benar-benar ada di gudang dengan Stock Opname. Cara ini membantu menemukan selisih stok lebih cepat.
5. Pantau Pergerakan Persediaan
Jangan hanya melihat jumlah stok saat ini, penting juga untuk memantau pergerakan persediaan dengan Manajemen Persediaan. Perhatikan barang yang banyak masuk, banyak terjual, atau justru terlalu lama tersimpan.
Kesimpulan
Kehabisan stok (stockout) berisiko merugikan bisnis karena dapat menghilangkan potensi pendapatan dan kepuasan pelanggan. Untuk mencegahnya, pemilik usaha perlu melakukan pengelolaan persediaan secara disiplin melalui pencatatan rutin, penetapan stok minimum, pemantauan multi-gudang & stock opname. Dengan menggunakan aplikasi stok barang Accounting+, pemantauan stok menjadi lebih mudah, akurat, dan terorganisir.ngan usaha serta memenuhi kewajiban pajak.
Baca juga: 3 Kesalahan Pengelolaan Stok & Aset Pada Toko Bangunan (+ Solusi)
