Aplikasi Akuntansi UMKM: Panduan Memilih untuk Usaha yang Berkembang

Key Takeaways:

• Aplikasi akuntansi membantu UMKM mencatat transaksi dan memantau kondisi keuangan dengan lebih teratur.
• Pilih aplikasi berdasarkan kebutuhan usaha, kemudahan penggunaan, kelengkapan laporan, keamanan data, dan biaya.
• Pembukuan digital yang dilakukan secara konsisten membantu pemilik usaha mengevaluasi keuangan dan mengambil keputusan bisnis.

Saat usaha masih kecil, mencatat pemasukan dan pengeluaran di buku atau spreadsheet mungkin terasa cukup. Namun, ketika jumlah transaksi meningkat, pelanggan bertambah, dan biaya operasional semakin beragam, pencatatan keuangan bisa menjadi lebih sulit dikelola.

Pemilik usaha tidak hanya perlu mengetahui berapa uang yang masuk dan keluar, tetapi juga memahami kondisi keuangan bisnis secara keseluruhan. Karena itu, aplikasi akuntansi UMKM dapat menjadi pilihan untuk membantu pencatatan keuangan lebih teratur.

Apa Itu Aplikasi Akuntansi UMKM?

Aplikasi akuntansi UMKM adalah perangkat lunak yang membantu pelaku usaha mencatat dan mengelola transaksi keuangan bisnis. Dengan aplikasi akuntansi, pemilik usaha tidak perlu menghitung dan menyusun laporan satu per satu secara manual.

Umumnya, aplikasi akuntansi dapat membantu:

• mencatat uang masuk dan uang keluar,
• mencatat penjualan, pembelian, utang, dan piutang,
• menyusun laporan keuangan seperti laporan laba rugi dan neraca, serta
• memantau kondisi keuangan usaha kapan saja.

Mengapa UMKM Perlu Memakai Aplikasi Akuntansi?

Berikut beberapa alasan utamanya.

1. Menghemat waktu. Pencatatan dan penyusunan laporan berjalan lebih cepat dibanding cara manual.
2. Mengurangi salah catat. Angka dihitung otomatis sehingga risiko salah hitung dan salah tulis lebih kecil.
3. Mengetahui untung dan rugi dengan jelas. Pemilik usaha dapat melihat keuntungan yang sebenarnya, bukan perkiraan.
4. Memisahkan uang usaha dan uang pribadi. Keuangan usaha menjadi lebih tertib.
5. Membantu mengambil keputusan. Data yang rapi memudahkan pemilik usaha menentukan langkah berikutnya, misalnya menambah stok, membuka cabang, atau menekan biaya.
6. Memudahkan pengajuan pembiayaan. Laporan keuangan yang rapi umumnya menjadi pertimbangan penting saat usaha mengajukan pinjaman atau mencari mitra.

Kapan UMKM Perlu Menggunakan Aplikasi Akuntansi?

Anda tidak harus menunggu usaha menjadi besar. Namun, jika beberapa tanda berikut sudah terasa, sebaiknya mulai mempertimbangkan aplikasi akuntansi:

• Menyusun laporan bulanan memakan waktu lama.
• Sering terjadi selisih antara catatan dan uang yang ada.
• Stok barang sering tidak cocok dengan catatan.
• Transaksi harian makin banyak sehingga sulit dicatat satu per satu.
• Usaha mulai punya lebih dari satu cabang.
• Pemilik usaha tidak tahu dengan pasti berapa keuntungan bulan ini.
• Usaha mulai membutuhkan laporan resmi untuk bank, investor, atau keperluan lainnya.

Semakin cepat usaha membiasakan pembukuan yang rapi, semakin mudah usaha tersebut tumbuh. Memperbaiki pembukuan di tengah usaha yang sudah besar jauh lebih merepotkan.

Bagaimana Cara Memilih Aplikasi Akuntansi yang Tepat?

Berikut hal yang perlu diperhatikan sebelum memilih.

1. Mudah Digunakan

Aplikasi yang baik dapat dipahami oleh orang yang tidak berlatar belakang akuntansi. Pastikan tampilannya jelas, menu mudah dicari, dan tersedia panduan atau video tutorial. Jika terlalu rumit, aplikasi justru tidak akan dipakai.

2. Pencatatan Otomatis

Pilih aplikasi yang dapat mencatat transaksi ke dalam jurnal secara otomatis. Semakin sedikit pekerjaan mengetik ulang, semakin kecil risiko salah catat dan semakin hemat waktu.

3. Laporan Keuangan Cepat dan Mudah Dibaca

Laporan keuangan adalah hasil akhir dari pembukuan. Pastikan aplikasi dapat menyusun laporan dengan cepat dan menampilkannya dengan jelas, sehingga pemilik usaha bisa memahami kondisi usahanya tanpa harus menjadi ahli akuntansi.

4. Fitur Sesuai Kebutuhan Usaha

Setiap usaha berbeda. Toko membutuhkan pencatatan penjualan harian, usaha jasa membutuhkan penagihan, dan usaha dengan banyak cabang membutuhkan laporan per cabang. Pilih aplikasi yang fiturnya sesuai, dan jangan membayar untuk fitur yang tidak akan dipakai.

5. Bisa Berkembang Bersama Usaha

Pilih aplikasi yang tetap cocok ketika usaha Anda tumbuh. Jangan sampai setelah usaha membesar, Anda harus berganti aplikasi dan memindahkan seluruh data dari awal. Perhatikan apakah aplikasi mendukung lebih banyak pengguna, lebih banyak transaksi, dan lebih dari satu unit usaha atau cabang.

6. Data Aman dan Dapat Diakses dari Mana Saja

Data keuangan adalah data penting. Pastikan penyedia aplikasi dapat dipercaya dan memiliki rekam jejak yang jelas. Pastikan juga aplikasi dapat dibuka dari berbagai perangkat agar pemantauan lebih fleksibel.

7. Dukungan Pelanggan yang Responsif

Dalam menggunakan aplikasi baru, pasti ada saat-saat bingung. Pastikan penyedia aplikasi menyediakan bantuan yang mudah dihubungi, panduan penggunaan, dan jawaban yang jelas saat ada kendala. Kemudahan mendapat bantuan sering menentukan apakah sebuah aplikasi benar-benar terpakai dalam jangka panjang.

Daftar Periksa Singkat Sebelum Memilih

Gunakan daftar ini saat membandingkan beberapa aplikasi:

Siap Beralih ke Pembukuan Digital?

Jika Anda sedang mencari sistem yang mampu menjawab “Ya” untuk seluruh daftar periksa di atas, Accounting+ adalah pilihan yang tepat. Aplikasi akuntansi Accounting+ menawarkan kemudahan pencatatan otomatis, laporan real-time yang mudah dibaca, serta sistem berbasis cloud yang aman untuk dipantau dari mana saja. Anda tidak perlu membuang waktu memikirkan kerumitan teknis akuntansi; biarkan sistem yang bekerja, sementara Anda fokus mengembangkan usaha. Tingkatkan kerapian dan efisiensi pembukuan bisnis Anda sekarang juga bersama Accounting+!

Kesalahan yang Perlu Dihindari Saat Memilih Aplikasi Akuntansi

Selain mengetahui kriteria pemilihan, pelaku UMKM juga perlu menghindari beberapa kesalahan berikut.

• Memilih hanya berdasarkan harga. Harga murah belum tentu sebanding dengan kebutuhan dan kemudahan penggunaan.
• Mengabaikan kebutuhan usaha. Aplikasi yang populer belum tentu sesuai dengan jenis transaksi bisnis yang dijalankan.
• Tidak mencoba sebelum berlangganan. Tanpa uji coba, pemilik usaha bisa kesulitan menilai apakah aplikasi mudah digunakan.
• Tidak menyiapkan data awal. Data transaksi, daftar akun, dan informasi keuangan yang diperlukan perlu disiapkan agar proses penggunaan berjalan lebih teratur.
• Menganggap aplikasi bisa menggantikan seluruh proses akuntansi. Data tetap perlu dicatat dengan benar dan diperiksa secara berkala agar laporan yang dihasilkan dapat diandalkan.

Kesimpulan

Memilih aplikasi akuntansi UMKM perlu disesuaikan dengan kebutuhan dan perkembangan usaha. Selain mempertimbangkan kemudahan penggunaan dan biaya, pastikan aplikasi dapat membantu pencatatan transaksi, menyusun laporan keuangan, serta menjaga keamanan data. Dengan pembukuan yang teratur, pemilik usaha dapat memahami kondisi keuangan secara lebih jelas dan merencanakan perkembangan bisnis berdasarkan data.

Baca juga: 4 Rekomendasi Aplikasi Akuntansi Mudah Digunakan untuk UMKM