Key Takeaways:
- Persediaan adalah barang yang disimpan untuk dijual atau dipakai dalam kegiatan usaha, dan nilainya termasuk bagian penting dari aset usaha.
- Semakin banyak lokasi, semakin besar risiko stok tidak cocok, barang menumpuk, atau barang kosong.
- Aplikasi stok barang membantu mencatat barang masuk, barang keluar, dan perpindahan barang antar lokasi secara terpusat.
Selama usaha masih berjalan dari satu tempat, stok barang relatif mudah diawasi. Namun ketika usaha mulai punya gudang tambahan, toko cabang, atau titik penjualan lain, urusan stok menjadi jauh lebih rumit. Barang di satu lokasi menumpuk, di lokasi lain justru kosong. Catatan dan kondisi di lapangan pun sering berbeda.
Apa Itu Persediaan dan Aplikasi Stok Barang Gudang?
Persediaan adalah barang yang dimiliki usaha untuk dijual atau digunakan dalam kegiatan usaha. Contohnya barang dagangan di toko, bahan baku di dapur produksi, atau produk jadi di gudang.
Aplikasi stok barang gudang adalah program yang membantu mencatat dan memantau persediaan tersebut. Aplikasi ini umumnya dapat:
- mencatat barang yang masuk, misalnya dari pembelian,
- mencatat barang yang keluar, misalnya karena penjualan,
- menunjukkan jumlah stok setiap barang,
- mencatat perpindahan barang antargudang atau antarcabang, dan
- menyajikan laporan stok.
Mengapa Penataan Stok di Beberapa Lokasi Perlu Diperhatikan?
Mengelola stok di satu tempat saja sudah membutuhkan ketelitian. Di beberapa lokasi, tantangannya bertambah:
- Stok tidak merata. Barang menumpuk di satu gudang, sementara gudang atau cabang lain kehabisan.
- Catatan tidak sesuai kenyataan. Barang berpindah tanpa dicatat sehingga jumlah di buku berbeda dengan jumlah di rak.
- Barang hilang sulit ditelusuri. Tanpa catatan yang rapi, penyebab selisih sulit diketahui.
- Modal tertahan. Barang yang menumpuk terlalu lama berarti uang usaha tertahan dalam bentuk barang.
- Penjualan terhambat. Pelanggan kecewa jika barang yang dicari ternyata habis, padahal ada di lokasi lain.
- Laporan keuangan kurang akurat. Nilai persediaan memengaruhi laporan keuangan, sehingga stok yang tidak tepat dapat membuat laba dan nilai aset usaha menjadi kurang akurat.
Bagaimana Cara Menata Persediaan di Beberapa Lokasi?
Berikut langkah-langkah praktis yang dapat diterapkan.
1. Satukan Data Stok dalam Satu Sistem
Hentikan pencatatan terpisah di tiap lokasi. Gunakan satu sistem agar stok seluruh gudang dan cabang dapat dilihat bersama.
2. Beri Kode dan Nama Barang yang Jelas
Setiap barang sebaiknya punya kode dan nama yang konsisten. Hindari satu barang dengan beberapa penulisan nama yang berbeda, karena hal ini sering menjadi sumber selisih data.
3. Catat Setiap Barang Masuk dan Keluar
Biasakan mencatat barang pada hari yang sama. Barang masuk dari pembelian dan barang keluar karena penjualan harus selalu tercatat, sekecil apa pun jumlahnya. Pelajari lebih lanjut bagaimana melakukan pencatatan barang masuk dan keluar pada Contoh Pembukuan Stok Barang Masuk dan Keluar, Manfaat, dan Cara Membuat
4. Catat Perpindahan Barang Antarlokasi
Jika barang dipindahkan dari gudang A ke gudang B, catat sebagai perpindahan, bukan sebagai barang keluar atau barang masuk biasa. Dengan begitu, jumlah total stok tetap benar dan asal-tujuan barang jelas.
5. Tentukan Batas Stok Minimum
Tetapkan jumlah minimum untuk setiap barang penting. Saat stok mendekati batas tersebut, usaha dapat segera menambah barang sebelum kehabisan.
6. Hitung Stok Secara Berkala
Lakukan pencocokan antara catatan dan jumlah barang sebenarnya di gudang, misalnya sebulan sekali atau lebih sering untuk barang yang cepat laku. Jika ada selisih, segera cari penyebabnya.
7. Atur Siapa yang Boleh Mengubah Data
Tidak semua pegawai perlu bisa mengubah data stok. Tetapkan tugas dan akses sesuai peran agar data lebih terjaga.
8. Hubungkan Stok dengan Pembukuan
Nilai persediaan memengaruhi laporan keuangan. Jika catatan stok dan pembukuan terpisah, data harus ditulis ulang dan rawan salah. Sebaiknya pilih aplikasi yang dapat terhubung dengan pembukuan.
Hal yang Perlu Diperhatikan Saat Memilih Aplikasi Stok Barang
- Mudah digunakan. Petugas gudang dapat memahaminya dengan cepat.
- Mendukung banyak lokasi. Dapat mencatat stok dan perpindahan barang antargudang atau cabang.
- Laporan stok jelas. Mudah melihat barang yang menipis, menumpuk, atau tidak laku.
- Terhubung dengan pembukuan dan kasir. Agar data penjualan dan keuangan tidak perlu ditulis ulang.
- Data aman dan bisa diakses dari mana saja.
- Bantuan pelanggan mudah dihubungi.
- Bisa berkembang bersama usaha, misalnya ketika jumlah barang dan lokasi bertambah.
Kelola Persediaan dan Keuangan Usaha dengan Lebih Teratur
Pengelolaan stok di beberapa lokasi tidak hanya berkaitan dengan jumlah barang yang tersedia. Pergerakan persediaan juga dapat berkaitan dengan pembelian, penjualan, biaya pengiriman, dan pencatatan keuangan lainnya.
Untuk usaha yang memiliki beberapa unit atau cabang, Accounting+ dapat menjadi salah satu pilihan karena mendukung pencatatan dan pelaporan per unit atau cabang yang tetap terpantau secara keseluruhan.
Kesimpulan
Menata persediaan di beberapa lokasi membutuhkan pencatatan yang konsisten agar jumlah stok tetap akurat dan distribusi barang berjalan lancar. Dengan dukungan aplikasi stok barang gudang yang sesuai kebutuhan serta pencatatan keuangan yang terstruktur, usaha dapat mengelola persediaan di berbagai lokasi dengan lebih teratur dan mengambil keputusan berdasarkan data yang jelas.
