Key Takeaways:
Cara membuat laporan penjualan yang benar dimulai dari mengumpulkan data transaksi harian, memilih format yang sesuai kebutuhan usaha, hingga menyajikan ringkasan yang mudah dibaca untuk pengambilan keputusan. Bagi UMKM beromzet menengah ke atas, laporan penjualan bukan sekadar rekap angka, melainkan alat untuk memantau tren produk, mengukur target, dan menjadi dasar strategi bisnis ke depan.
Apa Itu Laporan Penjualan?
Laporan penjualan adalah dokumen yang merangkum seluruh transaksi penjualan suatu usaha dalam periode tertentu, baik harian, mingguan, bulanan, maupun tahunan. Isinya mencakup jumlah unit terjual, nilai penjualan, produk terlaris, hingga perbandingan dengan target atau periode sebelumnya.
Memahami cara membuat laporan penjualan penting bagi pelaku usaha karena laporan ini menjadi jembatan antara aktivitas operasional harian dengan keputusan strategis, seperti kapan harus menambah stok, kapan harus mengevaluasi harga, atau produk mana yang perlu didorong lebih agresif.
Tujuan Laporan Penjualan
Berikut beberapa tujuan utama menyusun laporan penjualan secara rutin:
- Memantau performa harian atau bulanan: Sehingga tren naik turunnya penjualan bisa segera terdeteksi.
- Mengevaluasi produk terlaris dan kurang laku: Sebagai dasar keputusan stok dan promosi.
- Mengukur pencapaian target penjualan: Dibandingkan dengan target yang sudah ditetapkan di awal periode.
- Mendukung perencanaan keuangan: Karena data penjualan menjadi input utama proyeksi arus kas dan laba rugi.
- Menjadi bahan evaluasi tim sales: Terutama bagi usaha yang sudah memiliki beberapa staf penjualan atau cabang.
Komponen yang Wajib Ada dalam Laporan Penjualan
Sebelum membahas cara membuat laporan penjualan secara teknis, penting memahami komponen minimal yang harus ada:
- Periode laporan: Misalnya harian, mingguan, atau bulanan.
- Nama dan kode produk: Agar mudah ditelusuri saat rekonsiliasi stok.
- Jumlah unit terjual per produk: Data dasar untuk analisis performa.
- Total nilai penjualan: Baik per produk maupun keseluruhan.
- Kanal penjualan: Misalnya toko fisik, marketplace, atau reseller.
- Perbandingan dengan target atau periode sebelumnya: Agar tren terlihat jelas.
Cara Membuat Laporan Penjualan Langkah demi Langkah
Berikut cara membuat laporan penjualan yang bisa diikuti oleh UMKM, baik yang masih mencatat manual maupun yang sudah menggunakan software akuntansi.
- Kumpulkan seluruh data transaksi penjualan dari semua kanal, termasuk toko fisik, marketplace, dan media sosial.
- Kelompokkan data berdasarkan produk, tanggal transaksi, dan kanal penjualan.
- Hitung total unit terjual dan total nilai penjualan untuk setiap kategori yang relevan.
- Bandingkan hasil penjualan periode ini dengan target atau periode sebelumnya.
- Sajikan data dalam format tabel atau grafik yang mudah dibaca, lengkap dengan ringkasan poin penting.
- Simpan laporan secara berkala dan gunakan sebagai bahan evaluasi rutin bersama tim.
Contoh Laporan Penjualan UMKM
Berikut contoh sederhana laporan penjualan bulanan untuk usaha fashion dengan omzet sekitar Rp200 juta per bulan.
Dari contoh laporan penjualan di atas, terlihat jelas bahwa kemeja pria dan kaos wanita menyumbang lebih dari 60% total penjualan bulan tersebut. Data semacam ini membantu pemilik usaha memutuskan produk mana yang perlu ditambah stoknya dan mana yang perlu dievaluasi ulang strateginya.
Format Laporan Penjualan Harian vs Bulanan
Laporan Penjualan Harian
Laporan penjualan harian cocok untuk usaha dengan transaksi tinggi setiap hari, seperti restoran atau toko ritel. Fokusnya adalah memantau arus kas harian dan mendeteksi anomali penjualan secepat mungkin, misalnya penurunan drastis di hari tertentu.
Laporan Penjualan Bulanan
Laporan penjualan bulanan lebih cocok untuk melihat tren jangka menengah, mengevaluasi pencapaian target bulanan, serta menjadi dasar laporan keuangan yang lebih luas, seperti laporan laba rugi. Sebagian besar UMKM beromzet menengah ke atas menggunakan kombinasi keduanya agar bisa memantau operasional harian sekaligus tren bulanan secara bersamaan.
Kesalahan Umum saat Membuat Laporan Penjualan
- Tidak mencatat penjualan dari semua kanal, sehingga data penjualan tidak lengkap.
- Mencampur data kotor dan bersih, misalnya belum mengurangi retur atau diskon dari total penjualan.
- Tidak konsisten dalam periode pelaporan, sehingga sulit dibandingkan antar bulan.
- Hanya fokus pada nilai penjualan tanpa melihat jumlah unit, padahal keduanya sama pentingnya untuk analisis.
Menghindari kesalahan di atas adalah bagian penting dari cara membuat laporan penjualan yang akurat dan benar-benar bisa diandalkan untuk pengambilan keputusan, bukan sekadar dokumen administratif.
Kesimpulan
Memahami cara membuat laporan penjualan yang tepat membantu UMKM melihat gambaran utuh performa bisnisnya, bukan hanya sekadar angka omzet bulanan. Dengan pertumbuhan transaksi digital yang terus meningkat, pelaku usaha yang disiplin menyusun laporan penjualan punya keunggulan dalam mengambil keputusan yang lebih cepat dan akurat. Panduan mengenai penyusunan 5 jenis laporan keuangan di blog Accounting+ juga bisa membantu melengkapi laporan penjualan dengan laporan keuangan yang lebih menyeluruh.
Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)
1. Apa itu laporan penjualan dan mengapa penting bagi UMKM?
Laporan penjualan adalah dokumen yang merangkum transaksi penjualan dalam periode tertentu, penting karena menjadi dasar keputusan stok, harga, dan strategi pemasaran usaha.
2. Apa saja komponen wajib dalam cara membuat laporan penjualan yang baik?
Komponen minimal meliputi periode laporan, nama produk, jumlah unit terjual, total nilai penjualan, kanal penjualan, dan perbandingan dengan target atau periode sebelumnya.
3. Seberapa sering UMKM sebaiknya membuat laporan penjualan?
Idealnya laporan harian dibuat untuk usaha dengan transaksi tinggi, sementara laporan bulanan dibuat untuk melihat tren dan mendukung laporan keuangan yang lebih luas.
4. Apakah laporan penjualan bisa dibuat manual dengan spreadsheet?
Bisa, terutama untuk usaha dengan transaksi masih terbatas, namun risiko kesalahan meningkat seiring bertambahnya volume transaksi dan jumlah kanal penjualan.
5. Apa bedanya laporan penjualan dengan laporan laba rugi?
Laporan penjualan berfokus pada data transaksi penjualan produk, sedangkan laporan laba rugi mencakup seluruh pendapatan dan biaya usaha untuk menghitung keuntungan bersih.
Baca Juga: Budgeting Perusahaan: Tujuan, Cara Membuat, Jenis dan Contoh
